SAP Cloud Platform Workflow

SAP Cloud Platform Workflow

Von 15. Dezember 2019 Januar 17th, 2020 Keine Kommentare

Der ultimative Leitfaden zu SAP Cloud Platform Workflow

Du interessiert dich für SAP Cloud Platform Workflow?
Wir beraten dich gerne.

Erinnerst du dich noch an den ersten Tag in deinem Unternehmen? Hattest du schon alle notwendigen Arbeitsmaterialien? Standen dein Laptop und dein Handy an deinem Arbeitsplatz bereit? Wenn du die Fragen mit ja beantworten kannst, hat dein Unternehmen das Onboarding gut umgesetzt, und du hast dich damals bestimmt positiv gefühlt.
Vermutlich wunderst du dich jetzt, was dein Onboarding mit dem Workflow der SAP Cloud Platform zu tun hat? Das SAP Intelligent Business Process Management zielt darauf ab, die Effizienz solcher Prozesse zu steigern. Dazu gehört auch die Umsetzung in sinnvolle, leicht verständliche und automatisierte Arbeitsabläufe. Der zunehmende Einsatz von Prozessautomatisierung soll es Unternehmen ermöglichen, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und schneller auf herausfordernde Situationen zu reagieren. Für die Erstellung der Arbeitsabläufe wird in diesem Kontext SAP Cloud Platform Workflow genutzt.

SAP Intelligent Business Process Management Übersicht

Im Beispiel des Onboarding ist ein solcher Workflow die Auswahl und Bestellung der Endgeräte. Aber der Workflow umfasst nicht den gesamten Prozess. Ein Besuch im Büro deines neuen Arbeitgebers und ein nettes Gespräch mit deinem neuen Chef waren Teil des Prozesses, aber nicht des Workflows. Der Workflow ist der Teil des Geschäftsprozesses, der mit IT-Unterstützung durchgeführt werden kann. Er beschreibt die operative und technische Sicht auf die zu unterstützenden Geschäftsprozesse. Diese Beschreibung sollte so genau sein, dass die nächste Aktivität immer durch das Ergebnis der vorherigen Aktivität bestimmt wird. Die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Workflows sind daher in der Regel voneinander abhängig.
Werfen wir einen Blick auf das Beispiel der Wahl deines Laptops: Im Workflow sollte beschrieben sein, dass, wenn der Manager einen Laptop ablehnt, ein anderer Laptop ausgewählt werden muss. Der Manager muss dann die Auswahl erneut bestätigen. Im Falle einer Bestätigung wird die Bestellung an ein IT-System gesendet, woraufhin die weiteren Schritte, wie z.B. die Bestellung, ausgeführt werden. Ein Workflow hat auch einen definierten Start, einen strukturierten Prozess und ein definiertes Ende. So könnte beispielsweise der Workflow für den Integrationsprozess eines neuen Mitarbeiters aus dem HR-System heraus durch den Aufruf einer Schnittstelle gestartet werden. Dadurch wird der oben beschriebene Prozess ausgelöst. Nach der Bestätigung des ausgewählten Notebooks und der Übermittlung der Bestellung an ein entsprechendes System konnte der Workflow mit einer E-Mail an alle Teilnehmer enden.

Was ist SAP Cloud Platform Workflow?

Wie bereits erwähnt, widmet sich SAP Cloud Platform Workflow den Arbeitsabläufen zwischen verschiedenen Systemen oder Personen und ist Teil von SAP Intelligent Business Process Management. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Sie den Workflow-Service nutzen können.
Mit einem Workflow können Sie Arbeitsabläufe erstellen, ausführen und verwalten. Ziel dieser Arbeitsabläufe ist es, Prozesse zu strukturieren und teilweise zu automatisieren. Ein Beispiel dafür ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Workflows können von einfachen Genehmigungen bis hin zu End-to-End-Prozessen in mehreren Unternehmen und Anwendungen reichen. Du kannst SAP Cloud Platform Workflow auch nutzen, wenn die integrierten Softwarelösungen nicht von SAP stammen. Drittanbieteranwendungen können innerhalb von Workflows verwendet werden, indem ein spezieller Aufgabentyp verwendet wird, um REST-basierte Schnittstelle aufzurufen.

Kurz gesagt, SAP Cloud Platform Workflow bietet die Möglichkeit, Aktivitäten zwischen Personen, Anwendungen und Unternehmen schnell und einfach zu koordinieren. Es bietet viele grundlegende und wiederkehrende Funktionalitäten und Anforderungen für die Entwicklung und das Management von Workflows und dient damit der effizienten Gestaltung und Automatisierung von Prozessen.

Vorteile von SAP Cloud Platform Workflow

Warum solltest du SAP Cloud Platform Workflow nutzen? Werfen wir einen Blick auf die Vorteile des Workflow-Services.

SAP Cloud Platform Workflow bietet eigene Schnittstellen. Eine dieser Schnittstellen ermöglicht es dir, eine Instanz des Workflows zu starten. Ein möglicher Auslöser eines Workflows könnte ein Ereignis in einem HR-System sein, das beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen ausgelöst wird. Die Schnittstelle von SAP Cloud Platform Workflow wird durch einen HTTP Aufruf aufgerufen und der Workflow gestartet. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, eine formularbasierte Benutzeroberfläche zum Starten von Workflows zu erstellen.

SAP Cloud Platform Workflow

Im Rahmen einer Workflow-Aufgabe kannst du REST-basierte Schnittstellen aufrufen. Dabei stehen dir die Daten des Workflow-Kontextes zur Verfügung. Beispielsweise könntest du ebenfalls eine Schnittstelle des HR-Systems aufrufen. Diese Möglichkeit erspart uns Programmieraufwand. Du kannst den SAP Cloud Platform Integration Service nutzen, um eine SOAP- oder RFC-Schnittstelle aufzurufen. Du hast auch die Möglichkeit, JavaScript-Code durchzulaufen, um z.B. Daten zu verarbeiten.

Für Benutzeroberflächen, z.B. um Anfragen bestätigen oder ablehnen, haben wir mehrere Auswahlmöglichkeiten. Zum einen können wir dies über eine eigene SAP UI5-basierte Benutzeroberfläche realisieren. Mit Hilfe des Workflow-Service können wir auch schnell eine formularbasierte Benutzeroberfläche erstellen. In der integrierten „My Inbox“ des Fiori Launchpad siehst du die Aufgaben mit der entsprechenden Benutzeroberfläche. Da dort auch andere Aufgaben gesammelt werden, entfällt der Wechsel zu einer anderen Anwendung für jeden Prozess. Alternativ können wir über die Schnittstellen eine völlig eigenständige Benutzeroberfläche erstellen.

Für Administratoren bietet das Fiori Launchpad auch Anwendungen, die die Verwaltung und Überwachung laufender Workflows ermöglichen. Durch die Integration mit anderen Services aus dem SAP Intelligent Business Process Management Portfolio kannst du mehr Einblick in deine Prozesse gewinnen. Ein Beispiel dafür ist der Business Process Visibility Service.

Für Entwickler bietet der SAP Cloud Platform Workflow Service zusätzliche Vorteile. So lassen sich beispielsweise die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen aus dem Kontext heraus definieren, Fälligkeiten berechnen und anzeigen und vieles mehr.

Zusammengefasst sind die Gründe für den Einsatz von SAP Cloud Platform Workflow wie folgt:

  • Die Funktionalitäten erhöhen die Entwicklungsgeschwindigkeit und reduzieren die Entwicklungskosten,
  • Webbasierte Tools unterstützen die schnelle Entwicklung und Modifikation von Workflow-Anwendungen,
  • Steigerung der Produktivität innerhalb der Prozesse durch gezielte Aufgabenverteilung und Schaffung von Transparenz.
  • Die Grundlagenarbeit des Services und die Anbindung an andere Services helfen, Einblicke in Ihre Prozesse zu gewinnen. Auf diese Weise kannst du deine Geschäftsprozesse durch Cloud-Anwendungen und -Workflows erweitern und an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Alternative zu SCP Workflow

Neben dem Service in der SAP Cloud Platform umfasst das SAP-Portfolio weitere Speziallösungen für Workflows. Im Hinblick auf die Vorteile des Dienstes in der Cloud-Plattform sollten wir einen Vergleich mit anderen Lösungen anstellen. Dadurch hast du die Möglichkeit, das richtige Werkzeug für deine spezielle Anforderung auszuwählen.

Neben dem SAP Cloud Platform Workflow gibt es eine weitere Lösung, die sich vor allem mit Workflows beschäftigt: SAP NetWeaver Business Process Management, ein Modul von SAP Process Orchestration. Ein erster großer Unterschied zeigt sich in den unterstützten Szenarien. SAP Business Process Management kann auch in systemzentrischen Prozessen eingesetzt werden, d.h. Prozessen, die sich auf die Kommunikation zwischen Systemen ohne menschliche Interaktion konzentrieren. Der Workflow-Service auf der Cloud-Plattform hingegen arbeitet asynchron. Da systemzentrische Prozesse oft schnelle Reaktionszeiten erfordern, wird der zusätzliche Einsatz der SAP Cloud Platform Integration für solche systemzentrierten Prozesse in der Cloud empfohlen.

Andere Unterschiede sind eher technischer Natur. So unterscheiden sich beispielsweise die unterstützten Programmiersprachen und die zugrunde liegenden Datenmodelle. Diese eher technischen Unterschiede werden im Folgenden vernachlässigt, können aber in bestimmten Situationen eine Rolle spielen, z.B. aufgrund der technischen Kompetenz der Mitarbeiter oder besonderer Einschränkungen in einem Projekt.

Neben der SAP Cloud Platform Workflow und dem SAP Business Process Management bieten einige SAP-Lösungen auch eigene Workflow-Werkzeuge an, die in die Lösung integriert sind. Dazu gehört beispielsweise SAP Cloud for Customer, ein Bestandteil der SAP Service Cloud. Diese Werkzeuge bieten in der Regel nicht den gleichen Funktionsumfang zur Modellierung und Orchestrierung von Workflows, sind aber sehr gut in die individuelle Lösung integriert.

Empfehlung

Bei der Entscheidungsfindung solltest du vor allem zwei Variablen berücksichtigen: die betroffene Umgebung oder das betroffene System und das zu erreichende Ziel oder den Anwendungsfall.

Bei der Betrachtung der Umgebungen ist der entscheidende Unterschied, ob es sich um eine Cloud oder eine lokale Anwendung handelt. In den Anwendungsfällen ist zwischen lokalen Anwendungsfällen un systemübergreifenden Workflows, zu unterscheiden.

Cloud-Anwendungen

– SAP Cloud Platform Workflow in der SAP Cloud Platform ist die erste Wahl, bei der Automatisierung von SAP-Geschäftsprozessen. Er ist universell einsetzbar, eignet sich aber besonders für SAP-Umgebungen.
– SCP Workflow ist auch die bevorzugte Lösung, wenn die zentrale Strategie eines Unternehmens ein einziges Workflow-Management-Tool erfordert, insbesondere wenn man die breiteren Funktionen des intelligenten Geschäftsprozessmanagement-Portfolios, wie Prozessvisualisierung und Regelmanagement, berücksichtigt.

Wenn die zentrale Strategie mehrere Workflow-Management-Lösungen zulässt, gibt es einige Fälle, in denen andere Lösungen für spezifische individuelle Anforderungen besser geeignet sind.

– Wenn gesetzliche Anforderungen die Nutzung von Cloud Services zur Prozessautomatisierung verbieten, dann nutzen Sie SAP Business Process Management, um systemübergreifende Prozesse zu orchestrieren, auch in Umgebungen, in denen Drittsysteme in den Prozess einbezogen werden müssen.
– Bei der Erweiterung eines lokalen Prozesses ohne Kommunikation mit Drittsystemen sollten Sie die in verschiedene Lösungen integrierten Workflow-Werkzeuge verwenden.
– Für Cloud-Produkte wie SAP S/4HANA Cloud oder Komponenten der SAP Service Cloud können Sie auch die in die Lösungen integrierten Workflow-Werkzeuge zur Automatisierung einfacher Standardprozesse nutzen. Diese Workflow-Werkzeuge sind in der Regel eng mit der Anwendung verknüpft und bieten Business Design und Prozesskontrolle, ohne dass Sie sich beispielsweise mit BPMN vertraut machen müssen.

On-Premise-Anwendungen

Die Antwort für die on-premise Umgebung von SAP S/4HANA ist ähnlich wie die oben beschriebene. Hier hast du die Wahl, ob du klassische SAP Business Workflows oder neue flexible Workflow-Szenarien entwickelst. Es wird empfohlen, die flexible Workflow-Erweiterung zu verwenden. Dies ist die Lösung der Wahl für in SAP S/4HANA integrierte Anwendungen, wie z.B. Beschaffung oder Vertrieb, und bietet deinen Prozessexperten mehr Möglichkeiten. Greif nur dann auf klassische Workflows zurück, wenn die flexiblen Workflow-Optionen nicht ausreichen.
In beiden Szenarien solltest du von Anfang an darauf achten, Anzeichen von nicht standardisierten Prozessen oder die Notwendigkeit der Integration oder Orchestrierung mit anderen Systemen und Anwendungen zu erkennen. Dies sind Anzeichen dafür, dass der SAP Cloud Platform Workflow die bessere Wahl ist.
Mit diesen Informationen solltest du in der Lage sein, eine ziemlich sichere Entscheidung darüber zu treffen, welche Lösung eingesetzt werden soll.

Unterschiede zwischen SCP Workflow in Neo- und Cloud-Foundry

Neben den allgemeinen Unterschieden zwischen den beiden Laufzeitumgebungen unterscheidet sich die jeweilige Implementierung des SAP Cloud Platform Workflow Service zwischen den Laufzeitumgebungen Neo und Cloud Foundry.

Cloud Foundry
Neo
Entwicklung
- SAP Web IDE (in der Neo-Umgebung) - Es werden nur die Rollen DiDeveloper und Space Developer benötigt
SAP Web IDE
Schnittstellen
- Kein separates CSRF-Token beim Aufruf von OAuth-geschützten Ressourcen erforderlich. - API-Aufrufe durch den Approuter erfordern einen Get-Aufruf, um ein Token durch den Approuter zu generieren. Verwenden Sie X-CSRF-Token API von UIs. - Die API-Endpunkte sind unterschiedlich. - Der Zugriff von UIs aus ist unterschiedlich.
POST/PATCH/PUT/PUT/DELETE erfordert CSRF-Schutz.
Deployment
Multi-Target-Applikation zum Bereitstellen oder Transportieren aller Module gemeinsam
Workflow, Formulare und Benutzeroberflächen werden einzeln bereitgestellt.
Service-Instanzen
- Mehrere Service-Instanzen pro Space. - Workflow-Definitionen werden auf Subaccount-Ebene bereitgestellt (keine Isolierung von Daten über Spaces in einem Subaccount hinweg).
Eine Service-Instanz pro Subaccount
Authentifizierung
OAuth - Verwenden Sie die Prinicipal Propagation für alle Service-Aufrufe. - Client-ID und Secret auf Ebene der Workflow-Service-Instanz. - Cloud Foundry mit XSUAA.
Basic und OAuth
Fiori Launchpad Seite
In Web IDE definiert und über MTA bereitgestellt.
Automatische Bereitstellung von FLP-Inhalten für die Standardseite, Konfigurations-Cockpit
Verfügbarkeit
AWS in Frankfurt und US East. Weitere Regionen geplant.
SAP-Rechenzentren in verschiedenen Regionen.
Funktionalitäten
Einige neue Funktionalitäten nur in der Cloud Foundry Umgebung, z. B. Integration mit Process Visibility, Formular-Start UIs etc.

SAP empfiehlt, SAP Cloud Platform Workflow in der Cloud-Foundry-Laufzeitumgebung zu nutzen.

Big Picture

SAP Cloud Platform Workflow reiht sich in eine Reihe anderer Services ein, die in Kombination zu einem mächtigeren Werkzeug werden.

Dazu gehören z.B. das SAP Fiori Launchpad und das Portal. Hier befindet sich die „My Inbox“, in der die Endbenutzer unter anderem ihre fälligen Aufgaben sehen können. Darüber hinaus findest du die Anwendung Monitor Workflows auf dem Fiori Launchpad.

SAP Cloud Platform Workflow - Big Picture

Die obere rechte Ecke zeigt die Web-IDE. Sie enthält z.B. den Workflow-Editor, Möglichkeiten zur Gestaltung von Benutzeroberflächen und die Konfiguration der Seiten des SAP Fiori Launchpad.
Mit dem Workflow-Editor der SAP Web IDE kannst du die im SAP API Business Hub bereitgestellten Dienste direkt nutzen. Wenn die APIs im API Business Hub nicht verfügbar sind, kannst du auch andere REST- oder OData-Schnittstellen aufrufen. Wenn du z.B. SOAP oder IDOC aufrufe machen möchtest, kannst du SAP Cloud Platform Integration nutzen.
Mit dem SAP Cloud Platform Workflow in der Cloud Foundry-Laufzeitumgebung kannst du auch die beiden anderen Services des SAP Intelligent Business Process Management Portfolios nutzen: Business Process Visibility und Business Rules. Mit Business Process Visibility kannst du beispielsweise Prozessabläufe verfolgen und so Fehlersituationen identifizieren.
Neben den oben genannten Diensten können auch andere REST-basierte Dienste direkt aufgerufen werden, unabhängig davon, ob es sich um SAP- oder Nicht-SAP-Services handelt.

Weiterführende Informationen

Erste Anlaufstelle für weiterführende Informationen ist die SAP-Hilfeseite. Dort findest du alle Informationen, die du zur Lösung benötigst – das Administrationshandbuch und den Anwenderleitfäden.

Die Hilfeseite verlinkt die offizielle Learning Journey zu SAP Cloud Platform Workflow. Diese zeigt einen möglichen Weg etwas über den Service zu lernen, wenn auch mit einem Fokus auf die Neo Laufzeitumgebung. Neben der Learning Journey bietet sich eine Mission auf der Entwicklerseite von SAP an.  Diese Mission beschreibt den Aufbau und die Bereitstellung einer Erweiterung des Onboarding-Szenarios für Mitarbeiter von SAP SuccessFactors unter Verwendung von Workflow, Business Rules und Process Visibility.

Abschließend ist es sinnvoll, auch in der Community nach Wissen zu suchen. Dabei kann auch die offizielle SAP-Community helfen. Ein erster Schritt ist die Suche in den SAP-Blogs mit dem Tag SAP Cloud Platform Workflow.

Neben den offiziellen SAP-Seiten veröffentlichen Beratungsunternehmen auch weitere Artikel, die auf ihren Erfahrungen basieren.

Mit diesen Quellen in der Hand, solltest du in der Lage sein, die Antworten auf die meisten deiner Fragen zu finden. Wenn etwas unklar ist, kannst du auch unser Kontaktformular nutzen und uns eine Frage stellen.

Du interessierst dich für Beratung oder hast eine Frage zum Thema SAP Cloud Platform Workflow?

Unsere letzten Blogbeiträge zum Thema SAP CP Workflow

Gerne beraten wir Dich auch zu anderen Themen.

Zusammenfassung

Was ist SAP Cloud Platform Workflow?

SAP Cloud Platform Workflow beschäftigt sich mit den Arbeitsabläufen zwischen verschiedenen Systemen oder Personen und ist Teil des SAP Intelligent Business Process Management Portfolios.
Mit einem Workflow können Sie Arbeitsabläufe erstellen, ausführen und verwalten. Ziel dieser Arbeitsabläufe ist es, Prozesse zu strukturieren und teilweise zu automatisieren.

Was sind Vorteile von SAP Cloud Platform Workflow?

Zusammengefasst sind die Vorteile für den Einsatz von SAP Cloud Platform Workflow wie folgt:
Die Funktionalitäten erhöhen die Entwicklungsgeschwindigkeit und reduzieren die Entwicklungskosten, webbasierte Tools unterstützen die schnelle Entwicklung und Modifikation von Workflow-Anwendungen, Steigerung der Produktivität innerhalb der Prozesse durch gezielte Aufgabenverteilung und Schaffung von Transparenz.

Was unterscheidet SAP Cloud Platform Workflow in der Neo- und Cloud-Foundry Umgebung?

Neben den allgemeinen Unterschieden zwischen den beiden Laufzeitumgebungen unterscheidet sich die jeweilige Implementierung des SAP Cloud Platform Workflow Service zwischen den Laufzeitumgebungen Neo und Cloud Foundry. Einige Funktionalitäten stehen nur in Cloud Foundry zur Verfügung

Was ist eine Alternative zu SAP Cloud Platform Workflow?

Neben dem SAP Cloud Platform Workflow gibt es eine weitere Lösung, die sich vor allem mit Workflows beschäftigt: SAP NetWeaver Business Process Management, ein Modul von SAP Process Orchestration. Je nach Situation kann die eine oder andere Alternative sinnvoller sein.

Hinterlasse einen Kommentar